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Das Digitale Partizipationssystem (DIPAS) verbindet das Hamburger Online-Beteiligungstool mit digitalen Planungstischen zu einem integrierten digitalen System zur Bürgerbeteiligung. Mit DIPAS können Bürgerinnen und Bürger von zu Hause aus, mobil oder in Veranstaltungen digitale Karten, Luftbilder, Pläne, 3D-Modelle und Geodaten abrufen und mit Beiträgen und Kommentaren ein genau lokalisiertes Feedback zu Planungsvorhaben geben.

Der Anwendungsraum ist frei wählbar und kann von der gesamten Stadt über einzelne Bezirke, Stadtteile, Baublöcke bis hin zu Einzelgrundstücken gehen. Das System ist „themenoffen“, es kann damit zu allen Arten der Standort- und Raumplanung gearbeitet werden, seien dies Hochbauvorhaben, Infrastrukturprojekte, Grün- und Freiraumplanungen oder Entwicklungskonzepte.

Das DIPAS-Projekt

In Hamburg ist DIPAS Teil eines breiteren Ansatzes zur Digitalisierung von Planung und Bauprojekten. Das System wurde im Zuge der Hamburger Digitalisierungsoffensive "Digital First" seit 2017 schrittweise und mit mehreren Erprobungsschleifen in realen Beteiligungsverfahren entwickelt und projektbegleitend von der HCU evaluiert. So wurde DIPAS bisher u. a. bei einem Leitbildverfahren im Bezirk Bergedorf, im Harburger CLEVER Projekt, beim Bauforum Magistralen und bei den Grasbrook-Werkstätten erprobt. Direkte Bezüge bestehen insbesondere zum Projekt DiPlanung (Digitalisierung der Bauleitplanung) und zum Projekt CoSI (Cockpit Städtische Infrastrukturen).

DIPAS wurde von der Behörde für Stadtentwicklung und Wohnen (BSW/Stadtwerkstatt) gemeinsam mit dem Landesbetrieb Geoinformation und Vermessung (LGV) und dem City Science Lab der HCU entwickelt. Die Software ist Open Source und wurde als „Public Code“ im Februar 2021 unter www.dipas.org für andere Städte, Institutionen und Forschungseinrichtungen zur Nachnutzung und Weiterentwicklung bereitgestellt. Durch Erweiterungen der Urban Data Platform und Anpassung des Masterportals sind auch dynamische Daten wie Echtzeit-Verkehrsdaten und Daten zum Stromverbrauch auf Baublockebene verfügbar.

DIPAS besteht aus einer Online- und einer Onsite-Komponente. Mit dem Digitalen Partizipationssystem durchgeführte Beteiligungsprozesse können sowohl beide, als auch nur eine der beiden Komponenten beinhalten. Beide Komponenten sind webbasiert und somit Frontends desselben Systems. Die nutzbaren Funktionen unterscheiden sich lediglich teilweise in ihrer Art der Darstellung und Bedienung auf dem jeweiligen Endgerät. Die Beitragseingabe erfolgt unabhängig von den Komponenten über die browserbasierte Beitragseingabemaske auf dem individuell genutzten Endgerät.

(engl. Fassung)

Wie kommt DIPAS zu mir?

Innerhalb Hamburgs

Ansprechpartner in Hamburg

Der LGV setzt alle DIPAS-Beteiligungsverfahren für die Dienststellen der Verwaltung (z. B. Bezirke, Landesbetriebe, städtische Unternehmen) auf, die innerhalb Hamburgs stattfinden. Generell gibt es zwei Ansprechpartner rund um das Thema DIPAS:

• Inhaltliche Fragen (Allgemeine Informationen, Beratung, Einweisung): Stadtwerkstatt: dipas@bsw.hamburg.de
• Technische Fragen (Fehlermeldungen, Support bei technischen Prozessen): Landesbetrieb Geoinformation und Vermessung: dipas@gv.hamburg.de.

DIPAS in Hamburg beantragen

Bestell-Formular DIPAS

So beantragen Sie die Nutzung von DIPAS für Ihr Verfahren in Hamburg:

• Schritt 1: Kontaktieren Sie die Stadtwerkstatt frühzeitig und besprechen Sie Ihr geplantes Vorhaben und Ihre Anforderungen in Bezug auf DIPAS.
• Schritt 2: Füllen Sie nach der Beratung durch die Stadtwerkstatt das DIPAS – Bestellformular aus (rote Sternchen = Pflichtangaben) und klicken Sie auf „Absenden“. Den Link zum Formular erhalten Sie von der Stadtwerkstatt.
• Schritt 3: Nachdem Sie das Formular abgeschickt haben, schickt Ihnen der LGV 1-3 Werktage später einen Kostenvoranschlag per E-Mail.
• Schritt 4: Sobald Sie den Kostenvoranschlag akzeptiert haben, setzt der LGV Ihr Verfahren für Sie auf. Dieser Vorgang dauert mindestens eine Woche.
• Schritt 5: Ist das Verfahren vollständig aufgesetzt, schickt der LGV die Zugangsdaten an die Stadtwerkstatt.
• Schritt 6: Die Stadtwerkstatt übermittelt Ihnen die Zugangsdaten und Sie können mit der Einrichtung Ihres Verfahrens beginnen. Hierfür sollten Sie mindestens eine Woche einplanen.

  Hinweis: Nach Absenden des Formulars dauert es etwa drei Wochen bis zum startbereiten Verfahren.

Außerhalb Hamburgs

Als Open-Source-Projekt kann und soll DIPAS natürlich auch für Verfahren außerhalb Hamburgs eingesetzt werden. Hierzu finden Sie alle nötigen Informationen auf www.dipas.org. Die Open-Source Software für DIPAS liegt im Repository auf BitBucket. Hier erhält man alle nötigen Dateien und Anleitungen, die notwendig sind, um DIPAS durch die stadteigene IT installieren zu lassen.

Wenn DIPAS auf den Servern läuft und klickbar ist, finden Sie in diesem Wiki alle nötigen Anleitungen, um ein DIPAS Verfahren zu konfigurieren.

DIPAS im Beteiligungsprozess

Das Digitale Partizipationssystem wurde entwickelt, um gängige Präsenzformate von Beteiligungsverfahren wie Informationsveranstaltungen oder Workshops durch digitale Angebote zu ergänzen. Wann und wie DIPAS eingesetzt werden soll richtet sich nach dem jeweiligen Planungs- und Kommunikationsprozess sowie den Beteiligungsspielräumen innerhalb des Planungsprozesses.

Im Bereich der informierenden Partizipation (Informationsveranstaltungen u.a.) kommen primär die darstellenden Werkzeuge (Karten, Pläne, Daten) der DIPAS Touchtables und die informierenden Seiten des Online-Beteiligungstools zum Tragen. Hier kann DIPAS durch eine verbesserte und vertiefte Vermittlung von Informationen zu einem besseren Verständnis des Planungsvorhabens und einem Dialog auf Augenhöhe beitragen. Bei konsultativen bzw. ko-kreativen Formen der Partizipation, die über die Information zu Vorhaben hinausgehen, können weitere Funktionen der Touchtables, wie die Beitragseingabe, die Beitragsfilterfunktion und andere Werkzeuge der Bedientoolbox in Kombination mit dem Online-Beteiligungstool eingesetzt werden. Dies kann die Kommunikation der Planer*innen mit den Bürgerinnen und Bürgern neben den bisher standardmäßig eingesetzten anlogen vor-Ort Formaten (Sammlung von Ideenkarten etc.) zusätzlich unterstützen. Wie die Online-Beteiligung, können DIPAS Touchtables sowohl in der frühen Phase der Bürgerbeteiligung als auch in späteren Phasen bspw. zur Vermittlung von baubegleitenden Planungsständen oder für eine Entwurfsdiskussion eingesetzt werden. Eine Datenbank erfasst alle Beiträge parallel und synchron – egal ob diese online oder vor Ort verfasst wurden.

Auch eine mehrschrittige Kombination aus Online-Beteiligung und DIPAS Touchtable-Einsatz ist möglich. So können Projektverantwortliche (bzw. ihre Dienstleister) z. B. nach einer vorlaufenden Online-Beteiligungsphase die Auswertung der Bürgerbeiträge sowohl online als auch in folgenden Veranstaltungen mithilfe von DIPAS an die Öffentlichkeit zurückspiegeln und z. B. aufzeigen, wie im weiteren Verlauf mit den Bürger*innenideen umgegangen wird bzw. inwiefern diese in die entstandenen Entwürfe eingeflossen sind.

DIPAS eignet sich für viele Bereiche und Themen: Städtebauliche Planungen, Grünplanungen, Verkehrsplanungen, ISEKs (Integrierte Entwicklungskonzepte) oder Masterplanverfahren. Kurzum: Für alle Planungsverfahren mit Raumbezug, in denen Karten und Visualisierungen genutzt werden. Die Einsatzmöglichkeiten des Systems sind vielfältig und können an die Bedarfe des jeweiligen Beteiligungsverfahrens angepasst werden. Konzeptionelle Unterstützung für einen optimalen Einsatz des Systems wird in Hamburg durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtwerkstatt als fachliche Leitstelle geboten.

DIPAS in Phase I und II Beteiligungen

Die Beteiligungsverfahren können in verschiedenen Phasen ablaufen:

• Phase 1: Bürger*innen können Beiträge zu einem bestimmten Planungsvorhaben erstellen, kommentieren und bewerten.
• Phase 2: Bereits bestehende Entwürfe werden angezeigt und die Bürger*innen können diese kommentieren und bewerten.
• Phasenmix: Kombination aus Beiträgen/Kommentaren aus Phase 1 und der Entwurfsdiskussion aus Phase 2.

Einsatz in Phase 1

Die Online-Beteiligung wird wegen des niedrigschwelligen Zugangs zur Mitwirkung vor allem in einer frühen Phase von Beteiligungsverfahren eingesetzt, in der die möglichst breite Sammlung von Hinweisen, Ideen, Kritik und Vorschlägen im Vordergrund steht. Dieses Angebot spricht sowohl diejenigen an, die ein vertieftes Interesse am Projekt haben (Anwohner und Anwohnerinnen, Betroffene, fachlich Interessierte), als auch diejenigen, die themenbezogen ihre Wünsche, Forderungen oder Ideen einbringen wollen. Die Online-Beteiligung ergänzt die klassischen Präsenzformate der Beteiligung und trägt dazu bei, mehr Menschen zu erreichen und so auch die Datengrundlage für Planerinnen und Planer zu verbreitern.

Alle von Nutzerinnen und Nutzern erstellten Beiträge und Kommentare sind für die Öffentlichkeit in Form von filterbaren Beitragslisten oder eingebettet in der Beitragskarte des Projektgebietes einsehbar. Beiträge, die zusätzlich zur Online-Beteiligung z. B. im Rahmen von Veranstaltungen oder anderen analogen Formaten gesammelt werden, können ggf., sofern sie vom Projektverantwortlichen digitalisiert wurden, ebenfalls in das Tool eingegeben werden. Dadurch bekommen alle Beteiligten jederzeit einen transparenten und vollständigen Überblick über den Stand des Beteiligungsverfahrens. Hier bietet sich natürlich der Einsatz der Touchtables auf analogen Veranstaltungen an. Dadurch erübrigt die anschließende Digitalisierung der Bürger*innenbeiträge. Die Beitragseingabe findet auch auf vor-Ort-Veranstaltungen digital über die Beitragseingabemaske statt.

Das Beteiligungstool bietet eine automatische Aufbereitung der Ergebnisse in Form von maschinenlesbaren Tabellen sowie Grafiken. Diese können vom Projektverantwortlichen weiterbearbeitet und ausgewertet werden. Die Auswertungen ergeben ein erstes, transparentes Meinungsbild der Öffentlichkeit und eignen sich z. B. zur Priorisierung von Fragen auf der Agenda eines Planungsverfahrens: Welche Themen werden angesprochen? Worauf konzentriert sich das Feedback? Wo sind Bedürfnisse und Wünsche erkennbar? Wo scheinen Probleme oder Konflikte zu bestehen? Die Online-Beteiligung zu Beginn des Beteiligungsverfahrens bildet so in der Regel einen Baustein in komplexen mehrstufigen Beteiligungsverfahren, in denen Präsenzformate und Online-Elemente „crossmedial“ miteinander verschränkt sind.

Einsatz in Phase 2

Das Online-Tool kann im weiteren Verlauf des Planungs- und Beteiligungsverfahrens erneut eingesetzt werden. um z. B. aus der ersten Phase hervorgegangene Planungsentwürfe oder –varianten zur Diskussion und Bewertung zu stellen. Nutzer haben dabei die Möglichkeit, sich über städtebauliche, verkehrsplanerische oder konzeptionelle Entwürfe für den Planungsraum zu informieren, diese zu bewerten, zu kommentieren und ggf. gegeneinander abzuwägen.

Das so entstehende Meinungsbild dient als Grundlage für den weiteren Planungsprozess und/oder der Entscheidungsvorbereitung der zuständigen Institution, z. B. der Bezirksversammlung. Auch hier wird wieder ein transparentes Meinungsbild erzeugt, dass die Diskussion für alle Interessierten nachvollziehbar macht.

Phasenmix

Der Phasenmix ist eine Kombination aus beiden Phasen. Die Nutzer*Innen können sowohl Beiträge anlegen, als auch Entwürfe kommentieren.

DIPAS Online-Beteiligungstool

DIPAS Online-Beteiligungstool

Das Online-Beteiligungstool ist die Hauptkomponente von DIPAS. Über den Browser des eigenen Endgeräts können sich Bürger*innen orts- und zeitunabhängig zu Planungsvorhaben informieren, ggf. Planungsentwürfe vergleichen, eigene Ideen über die Beitragseingabemaske einbringen und Beiträge anderer kommentieren und bewerten.

→ Hier gelangen Sie zu einer detaillierten Funktionsbeschreibung des Online-Beteiligungstools und dessen Einsatzmöglichkeiten.

DIPAS Touchtable

DIPAS-Touchtable

Die zweite Komponente von DIPAS ist das digitale Beteiligungswerkzeug für Präsenzveranstaltungen – der sogenannte Touchtable bzw. die Onsite-Komponente. Durch den Einsatz einer speziell für digitale Datentische entwickelten Kartenanwendung (DIPAS-Tableinstanz) wird das ganze Potenzial städtischer Geodaten, digitaler Modelle und Simulationen nicht mehr nur online, sondern auch vor Ort z. B. in Bürgerveranstaltungen nutzbar. Der oft bestehende Medienbruch durch den Wechsel von digitalen und analogen Formaten wird damit überwunden.

→ Hier gelangen Sie zu einer detaillierten Funktionsbeschreibung des Touchtables und seiner Einsatzmöglichkeiten.

Kommunikation und Bewerbung

Mit entsprechendem Vorlauf zum Beginn des Online-Beteiligungsverfahrens sind von den Projektverantwortlichen öffentlichkeitswirksame Kommunikationsmaßnahmen zur Bewerbung des digitalen Beteiligungsverfahrens umzusetzen, um die Bürger*innen über die Möglichkeiten der digitalen Angebote zu informieren.

Folgende Maßnahmen zur Bewerbung eines beginnenden oder laufenden Beteiligungsprozesses haben sich bewährt:

• Plakate oder Poster im öffentlichen Raum
• Flyer/Postwurfsendungen im Projektgebiet (an Haushalte und/oder) zur Auslage an geeigneten Stellen
• Pressearbeit
• Umfangreiche Verlinkung auf städtischen Websites
• Nutzung von sozialen Netzwerken
• Aktivierung von potenziellen Multiplikatoren (Projektbeteiligte, im Projektgebiet ansässige Institutionen wie Kirchengemeinden, Bürgerhäuser oder soziale Einrichtungen, ggf. Schulen/Kitas)
• Präsenz im öffentlichen Raum, wie z. B. Infostände auf Märkten
• Newsletter

Wichtig ist ein Mix aus digitalen und analogen Kommunikationskanälen, um möglichst viele potenzielle Beteiligte zu erreichen.

Verantwortlichkeiten und Einbettung in den Verwaltungsaufbau

Hinweis: Bei der Durchführung eines Beteiligungsprozesses mit Hilfe des Digitalen Partizipationssystems werden die unterschiedlichen Aufgabenbereiche im Normalfall von mehreren Dienststellen bzw. Funktionsträgern übernommen. Abhängig von dem jeweiligen internen städtischen/kommunalen Verwaltungsaufbau können sich diese Bereiche natürlich unterschiedlich gestalten.

Das Zusammenspiel der folgenden als elementar identifizierten Rollen und Aufgabenbereiche wird Folgenden anhand der Freien und Hansestadt Hamburg kurz erläutert:

• Projektverantwortliche
• Die fachliche Leitstelle für digitale Bürgerbeteiligung
• Technische Leitstelle
• Weitere Rollen
  • Hosting-Anbieter*innen
  • Schulungsanbieter*innen

Die Projektverantwortlichen

Als Projektverantwortliche im Sinne dieses Konzeptes werden die Dienststellen verstanden, die das Digitale Partizipationssystem für Bürgerbeteiligungsverfahren nutzen. Dies können Dienststellen der Bezirksämter, Fachbehörden, städtischer Unternehmen und Landesbetriebe sein. Die projektverantwortlichen Stellen können sich zur Durchführung der Beteiligungsverfahren von Dienstleistern unterstützen lassen. Bei diesen handelt es sich in der Regel um private Unternehmen, die das jeweilige Bürgerbeteiligungsverfahren im Rahmen eines definierten Auftrages umsetzen.

Für die Arbeit mit dem Digitalen Partizipationssystem können die Projektverantwortlichen auf die im Rahmen des Projekt entstandenen digitalen Anleitungen sowie auf das interaktive Wiki-Handbuch auf www.dipas.org zugreifen oder bei weiteren Fragen die eigene zuständige fachliche Leitstelle kontaktieren. Falls ein passendes Schulungsangebot besteht, sollte dies zur Vorbereitung auf die Arbeit mit dem Digitalen Partizipationssystem wahrgenommen werden.

Um als projektverantwortliche Stelle DIPAS in einem Beteiligungsverfahren zu nutzen, sollte zunächst ein Beteiligungskonzept erstellt werden, das, ggf. für unterschiedliche Zielgruppen, die analogen und digitalen Beteiligungsangebote festlegt und in einen zeitlichen Zusammenhang zu den Planungsschritten setzt. Dabei sollte auch die methodische bzw. prozedurale Verknüpfung zwischen analogen und digitalen Formaten berücksichtigt werden, z.B. beim Übergang von einer Online-Beteiligung in vertiefende Workshops vor Ort.

Nach der Beratung durch die fachliche Leitstelle richtet die technische Leitstelle das Verfahren nach den Vorgaben des Projektverantwortlichen ein. Nachdem das Online-Beteiligungsverfahren mit der gewünschten Konfiguration bereitgestellt wurde, fügen die Projektverantwortlichen Inhalte selbstständig in der Online-Maske im "Admin-Backend" von DIPAS ein.

Hinweis: Mit entsprechendem Vorlauf zum Beginn des Online-Beteiligungsverfahrens sollten durch die Projektverantwortlichen öffentlichkeitswirksame Kommunikationsmaßnahmen zur Bewerbung der digitalen Beteiligung ergriffen werden, um die Bürger*innen über die Möglichkeiten der digitalen Angebote zu informieren (Pressearbeit, Online-Bewerbung, Plakatierung vor Ort etc.).

Im Verlauf der aktiven Online-Beteiligung sind die Projektverantwortlichen für das Monitoring der Inhalte zuständig, die von den Bürgerinnen und Bürgern beigetragen wurden (Online-Bürgerbeiträge und Kommentare). Zum einen betrifft dies die Einhaltung der einschlägigen Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung in der aktuell geltenden Fassung, zum anderen die Wahrung eines angemessenen und respektvollen Umgangs auf der Plattform. Im Falle einer Regelverletzung, z. B. wenn personenbezogene Daten im Rahmen eines Bürgerbeitrages veröffentlicht wurden, sind diese von den Projektverantwortlichen mit einem Verweis auf die Nutzungsregeln zu redigieren oder zu löschen.

Nach Abschluss des Bürgerbeteiligungsverfahrens sind die Projektverantwortlichen für die Auswertung der von den Bürgerinnen und Bürgern eingebrachten Inhalte zuständig. Dies betrifft sowohl das technische Exportieren der Daten aus der DIPAS Online-Maske („Admin-Backend“) als auch die Auswertung und Evaluierung der Ergebnisse.

Die Touchtable-Anwendung von DIPAS kann bei Präsenzveranstaltungen eingesetzt werden und andere analoge Formate ergänzen. Beispiele für Einsatzmöglichkeiten können dem DIPAS-Einsatzkonzept entnommen werden. Wie bei der Online-Beteiligung bildet das Beteiligungskonzept auch für den Einsatz der digitalen Vor-Ort Komponenten des Digitalen Partizipationssystems eine wesentliche Grundlage.

Nachdem die Touchtable-Anwendung von der technischen Verfahrensbetreuung (bspw. auf Grundlage eines formalisierten Bestellformulars) bereitgestellt wurde, kann die Anwendung von den Projektverantwortlichen auf einem Touchtable aufgerufen und bei Veranstaltungen eingesetzt werden.

Neben der methodischen Planung des DIPAS-Einsatzes, die im Rahmen des Beteiligungskonzeptes spezifiziert wurde, ist die technische-organisatorische Planung eine weitere wichtige Voraussetzung für einen erfolgreichen Vor-Ort-Einsatz von DIPAS. Die organisatorische und technische Vorbereitung, Durchführung und Auswertung des DIPAS-Einsatzes im Rahmen einer Präsenzveranstaltung erfolgt durch die Projektverantwortlichen bzw. deren Dienstleistern, ggf. in Kooperation mit weiteren technischen Dienstleistern. Dabei bildet neben der Auswahl eines geeigneten Veranstaltungsortes auch die Logistik (z. B. in Bezug auf die Beförderung sowie dem Auf- und Abbau der Touchtables, Tablets und/oder weiterer digitaler Hardwarekomponenten) wichtige Bestandteile der Einsatzplanung.

Während der Durchführung der Veranstaltung sind die Projektverantwortlichen für die aktive Bedienung der Hardware, wie z. B. des Touchtables, und das Anleiten der Bürger*innen bei der eigenständigen Nutzung zur Verfügung gestellter Geräte (z. B. Tablets auf Stelen) zuständig. Sie übernehmen damit die Rolle der Moderation bzw. des Deskjockeys. Etwaige Rückfragen vonseiten der Bürger*innen sind von den Projektverantwortlichen zu beantworten bzw. bei Bedarf an die zuständigen Dienststellen oder andere auf der Veranstaltung anwesende Experten weiterzuvermitteln. Weitere Hinweise finden sich im DIPAS-Einsatzkonzept.

Nach Abschluss des gesamten Beteiligungsverfahrens haben die Projektverantwortlichen die Möglichkeit, der fachlichen Leitstelle ein Feedback zum Einsatz der DIPAS-Komponenten zu geben, um damit zur Verbesserung des Systems beizutragen. Sollten während der Nutzung von DIPAS technische Probleme auftreten, können die Projektverantwortlichen jederzeit die technische Verfahrensbetreuung kontaktieren.

Sofern Dienstleister mit der Durchführung eines DIPAS-gestützten Bürgerbeteiligungsverfahrens beauftragt werden, ist es wichtig, dass die oben genannten Verantwortlichkeiten (oder Teile davon) in der Ausschreibung des Auftrags dargestellt werden, damit diese im Angebot des Dienstleisters enthalten und auch dementsprechend umgesetzt werden. Auch hierbei berät die fachliche Leitstelle.

Die fachliche Leitstelle für digitale Bürgerbeteiligung

Die fachliche Leitstelle für digitale Bürgerbeteiligung ist eine Verwaltungs- oder Organisationseinheit (in Hamburg die Stadtwerkstatt), die vornehmlich mit Partizipationsfragen betraut ist und möglichst über einen langjährigen Erfahrungsschatz im Bereich der Konzeption, Durchführung und Evaluation von Bürgerbeteiligungsprozessen verfügt. Sie ist u.a. für die Begleitung der digital unterstützen Bürgerbeteiligungsverfahren der eigenen Stadt/Kommune zuständig. Zu ihren Aufgaben gehört die umfassende Beratung der Projektverantwortlichen bei allen Prozessschritten eines DIPAS Online- und Vor-Ort-Einsatzes von der Konzeption des Verfahrens über die Einrichtung bis hin zur Durchführung der Online- und/ oder digitalen Vor-Ort Beteiligung.

Sofern die fachliche Leitstelle über eigene Touchtables verfügt, kann sie die Projektverantwortlichen darüber hinaus zeitlich begrenzt in Form einer Hardwareausleihe (bspw. Touchtables, Tablets etc.) unterstützen oder auch die Durchführung von DIPAS-gestützten Präsenzveranstaltungen vor Ort mit begleiten.

Darüber hinaus verantwortet die fachliche Leitstelle gemeinsam mit der technischen Leitstelle den Kontakt zu den Projektverantwortlichen. Sie kann gemeinsam mit der technischen Leitstelle an der Open Source-Software von DIPAS weiterarbeiten und damit auf gegebene spezifische Anforderungen aus Beteiligungsverfahren reagieren oder auftretende Fehler beheben. Hierfür hat es sich für sinnvoll erwiesen, dass die fachliche Leitstelle den „Product Owner“ (gem. des Vorgehensmodells „Scrum“) stellt, der mit der technischen Leitstelle kommuniziert und zusammenarbeitet.

Die fachliche Leitstelle kann zudem ein Schulungsangebot für Projektverantwortliche und andere Interessierte konzipieren und mit Unterstützung eines passenden Schulungsanbieters durchführen.

Eine verfahrensübergreifende Evaluation des Einsatz des Digitalen Partizipationssystems bzw. der Ergebnisse digitaler Beteiligungsverfahren mit DIPAS würde ebenfalls im Aufgabenbereich der fachlichen Leitstelle liegen.

Die technische Leitstelle

Die Mitarbeiter*innen der technischen Leitstelle (in Hamburg der LGV) sollten sowohl fundierte Kenntnisse im Bereich der technischen Server-Anforderungen des DIPAS-Systems als auch bei der Einrichtung und Administration der Online-Maske („Admin-Backend“) haben. Die Verfahrensbetreuung ist für die Angebotserstellung/finanzielle Abwicklung zuständig und nimmt die digitalen Bestellformulare der Projektverantwortlichen entgegen. Auf Grundlage eines solchen Bestellformulars erfolgt die initiale Verfahrenseinrichtung und Bereitstellung durch die technische Verfahrensbetreuung.

Die technische Verfahrensbetreuung ist zudem bei technischen Fragen und Problemen (laufender technischer Support) die erste Anlaufstelle der Projektverantwortlichen und kommuniziert je nach Bedarf und Problemstellung mit der fachlichen Leitstelle (Product Owner), dem Hosting-Anbieter und dem DIPAS-Entwicklungsteam.

Die technische Verfahrensbetreuung veranlasst auch das Einspielen neuerer DIPAS-Entwicklungsstände und Softwareupdates und die Durchführung von serverseitigen Wartungsmaßnahmen beim Hosting-Anbieter.

Weitere Rollen

Hosting-Anbieter*innen

Der Hosting-Anbieter ist für die Administration und Wartung der DIPAS-Server zuständig. Technische Anforderungen und serverbezogene Probleme werden zwischen der technischen Verfahrensbetreuung und dem Hosting-Anbieter sowie ggf. dem Entwicklungsteam abgestimmt, wobei die technische Verfahrensbetreuung die zentrale Kommunikationsschnittstelle zum Hosting-Anbieter darstellt.

Schulungsanbieter*innen

Ein/e geeignete/r Schulungsanbieter*in kann mit der Organisation von DIPAS-Schulungen für die Projektverantwortlichen betraut werden. Die Schulungsinhalte sowie die Referent*innen kommen von der fachlichen Leitstelle für digitale Bürgerbeteiligung.

In Hamburg werden beispielsweise über das Zentrum für Aus- und Fortbildung zwei Schulungsmodule angeboten, die auch von externen gebucht und besucht werden können:

1. „Digitale Bürgerbeteiligung mit dem DIPAS Online-Beteiligungstool“ (Modul I)
2. „Digitale Bürgerbeteiligung mit dem DIPAS-Touchtable“ (Modul II).

DIPAS Verfahren konfigurieren

Die Beteiligungsverfahren werden von den Verfahrensverantwortlichen (den Administrator*innen) im Backend aufgesetzt, eingerichtet und verwaltet. Das Backend ist der technische Hintergrund von DIPAS. Hier können alle Einstellungen konfiguriert werden, die für das Beteiligungsverfahren nötig sind. Hier werden Grundeinstellungen vorgenommen und bspw. festgelegt, welche Funktionen im Frontend zur Verfügung stehen sollen. Außerdem werden hier die Beteiligungsseiten mit spezifischen Projektinformationen gefüllt.

Verfahrensvorlage erstellen

Zuerst wird eine Verfahrensvorlage erstellt. In dieser Vorlage werden alle nötigen und sich für kommende Verfahren immer wiederholenden Grundeinstellungen einmalig vorgenommen und Standardwerte konfiguriert. Diese Aufgabe obliegt der technischen Leitstelle. Der technische Administrator hat dafür alle nötigen Berechtigungen im Backend.

In einer Schritt-für-Schritt Anleitung sind die Konfigurationsmöglichkeiten für die Verfahrensvorlage detailliert erklärt.

Individuelles Verfahren vorbereiten

Aus der Verfahrensvorlage wird ein individuelles Verfahren erstellt. Dafür werden alle Standardwerte und Grundeinstellungen von dem technischen Administrator an die konkreten Anforderungen für das spezielle Verfahren angepasst. Anschließend kann die individuelle Verfahrenshülle der Projektverantwortlichen Stelle zum inhaltlichen befüllen und der Verfahrensverwaltung und -auswertung übergeben werden.

In einer Schritt-für-Schritt Anleitung sind die Konfigurationsmöglichkeiten für das individuelle Verfahren detailliert erklärt.

Individuelles Verfahren inhaltlich befüllen

Das individuelle Verfahren kann nun mit projektspezifischen Inhalten befüllt werden. Das Befüllen kann zwar sowohl durch die technischen Leitstelle (Techadmin), als auch durch die Projektverantwortlichen (Projektadmins) erfolgen. Die Rolle des Verfahrensverantwortlichen ist im Regelfall jedoch die des Projektadministrators und nicht des technischen Administrators. Die Änderungsrechte des Projektadmins sind hier bewusst eingeschränkt, damit dieser sich auf seine zwei Hauptaufgaben konzentrieren kann: den inhaltlichen Aufbau und die Betreuung des Verfahrens während der Beitragsphase, Entwurfsphase oder Mixphase.

In einer Schritt-für-Schritt Anleitung sind die Konfigurationsmöglichkeiten zum Erstellen von Verfahrensinhalten detailliert erklärt.

Verfahren verwalten und auswerten

Verwaltung und Auswertung des Verfahrens liegen in der Regel ebenfalls bei der projektverantwortlichen Stelle. Die technische Leitstelle (Techadmin) hat hier zwar die Möglichkeit mitzuwirken, findet sich in der Praxis aber selten in dieser Rolle wider.

Das Verwalten beinhaltet die Pflege und Moderation des Verfahrens während dessen Laufzeit, wie z.B. das Einstellen neuer Termine. Nach Beendigung des Verfahrens können die mit DIPAS online eingebrachten Beiträge für die weitere Auswertung exportiert werden.