Rollenkonzept

Bei der Durchführung eines Beteiligungsprozesses mit Hilfe des Digitalen Partizipationssystems werden die unterschiedlichen Aufgabenbereiche oft von mehreren Dienststellen bzw. Funktionsträgern übernommen. Abhängig von dem jeweiligen internen städtischen/kommunalen Verwaltungsaufbau können sich diese Bereiche unterschiedlich gestalten.

Das Zusammenspiel der folgenden als elementar identifizierten Rollen und Aufgabenbereiche wird Folgenden anhand der Freien und Hansestadt Hamburg kurz erläutert.

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(Rollenkonzept ab Min. 01:45)

Die Projektverantwortlichen

Als Projektverantwortliche im Kontext DIPAS werden die Dienststellen verstanden, die das Digitale Partizipationssystem für Bürgerbeteiligungsverfahren nutzen. Dies können Dienststellen der Bezirksämter, Fachbehörden, städtischer Unternehmen und Landesbetriebe sein. Die projektverantwortlichen Stellen können sich zur Durchführung der Beteiligungsverfahren von Dienstleistern unterstützen lassen. Bei diesen handelt es sich in der Regel um private Unternehmen, die das jeweilige Bürgerbeteiligungsverfahren im Rahmen eines definierten Auftrages umsetzen.

Für die Arbeit mit dem Digitalen Partizipationssystem können die Projektverantwortlichen auf die im Rahmen des Projekt entstandenen digitalen Anleitungen sowie auf das interaktive Wiki-Handbuch auf www.dipas.org zugreifen oder bei weiteren Fragen die eigene zuständige fachliche Leitstelle kontaktieren. Falls ein passendes Schulungsangebot besteht, sollte dies zur Vorbereitung auf die Arbeit mit dem Digitalen Partizipationssystem wahrgenommen werden.

Um als projektverantwortliche Stelle DIPAS in einem Beteiligungsverfahren zu nutzen, sollte zunächst ein Beteiligungskonzept erstellt werden, das, ggf. für unterschiedliche Zielgruppen, die analogen und digitalen Beteiligungsangebote festlegt und in einen zeitlichen Zusammenhang zu den Planungsschritten setzt. Dabei sollte auch die methodische bzw. prozedurale Verknüpfung zwischen analogen und digitalen Formaten berücksichtigt werden, z.B. beim Übergang von einer Online-Beteiligung in vertiefende Workshops vor Ort.

Nach der Beratung durch die fachliche Leitstelle richtet die technische Leitstelle das Verfahren nach den Vorgaben des Projektverantwortlichen ein. Nachdem das Online-Beteiligungsverfahren mit der gewünschten Konfiguration bereitgestellt wurde, fügen die Projektverantwortlichen Inhalte selbstständig in der Online-Maske im "Admin-Backend" von DIPAS ein. Dafür wird Ihnen die Rolle des Projektadmins im Backend zugeteilt.

Hinweis: Mit entsprechendem Vorlauf zum Beginn des Online-Beteiligungsverfahrens sollten durch die Projektverantwortlichen öffentlichkeitswirksame Kommunikationsmaßnahmen zur Bewerbung der digitalen Beteiligung ergriffen werden, um die Bürger*innen über die Möglichkeiten der digitalen Angebote zu informieren (Pressearbeit, Online-Bewerbung, Plakatierung vor Ort etc.).

Im Verlauf der aktiven Online-Beteiligung sind die Projektverantwortlichen für das Monitoring der Inhalte zuständig, die von den Bürgerinnen und Bürgern beigetragen wurden (Online-Bürgerbeiträge und Kommentare). Zum einen betrifft dies die Einhaltung der einschlägigen Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung in der aktuell geltenden Fassung, zum anderen die Wahrung eines angemessenen und respektvollen Umgangs auf der Plattform. Im Falle einer Regelverletzung, z. B. wenn personenbezogene Daten im Rahmen eines Bürgerbeitrages veröffentlicht wurden, sind diese von den Projektverantwortlichen mit einem Verweis auf die Nutzungsregeln zu redigieren oder zu löschen.

Nach Abschluss des Bürgerbeteiligungsverfahrens sind die Projektverantwortlichen für die Auswertung der von den Bürger*innen eingebrachten Inhalte zuständig. Dies betrifft sowohl das technische Exportieren der Daten aus der DIPAS Online-Maske („Admin-Backend“) als auch die Auswertung und Evaluierung der Ergebnisse.

Die Touchtable-Anwendung von DIPAS kann bei Präsenzveranstaltungen eingesetzt werden und andere analoge Formate ergänzen. Beispiele für Einsatzmöglichkeiten können dem DIPAS-Einsatzkonzept entnommen werden. Wie bei der Online-Beteiligung bildet das Beteiligungskonzept auch für den Einsatz der digitalen Vor-Ort Komponenten des Digitalen Partizipationssystems eine wesentliche Grundlage.

Nachdem die Touchtable-Anwendung von der technischen Verfahrensbetreuung (bspw. auf Grundlage eines formalisierten Bestellformulars) bereitgestellt wurde, kann die Anwendung von den Projektverantwortlichen auf einem Touchtable aufgerufen und bei Veranstaltungen eingesetzt werden.

Neben der methodischen Planung des DIPAS-Einsatzes, die im Rahmen des Beteiligungskonzeptes spezifiziert wurde, ist die technische-organisatorische Planung eine weitere wichtige Voraussetzung für einen erfolgreichen Vor-Ort-Einsatz von DIPAS. Die organisatorische und technische Vorbereitung, Durchführung und Auswertung des DIPAS-Einsatzes im Rahmen einer Präsenzveranstaltung erfolgt durch die Projektverantwortlichen bzw. deren Dienstleistern, ggf. in Kooperation mit weiteren technischen Dienstleistern. Dabei bildet neben der Auswahl eines geeigneten Veranstaltungsortes auch die Logistik (z. B. in Bezug auf die Beförderung sowie dem Auf- und Abbau der Touchtables, Tablets und/oder weiterer digitaler Hardwarekomponenten) wichtige Bestandteile der Einsatzplanung.

Während der Durchführung der Veranstaltung sind die Projektverantwortlichen für die aktive Bedienung der Hardware, wie z. B. des Touchtables, und das Anleiten der Bürger*innen bei der eigenständigen Nutzung zur Verfügung gestellter Geräte (z. B. Tablets auf Stelen) zuständig. Sie übernehmen damit die Rolle der Moderation bzw. des Deskjockeys. Etwaige Rückfragen vonseiten der Bürger*innen sind von den Projektverantwortlichen zu beantworten bzw. bei Bedarf an die zuständigen Dienststellen oder andere auf der Veranstaltung anwesende Experten weiterzuvermitteln. Weitere Hinweise finden sich im DIPAS-Einsatzkonzept.

Nach Abschluss des gesamten Beteiligungsverfahrens haben die Projektverantwortlichen die Möglichkeit, der fachlichen Leitstelle ein Feedback zum Einsatz der DIPAS-Komponenten zu geben, um damit zur Verbesserung des Systems beizutragen. Sollten während der Nutzung von DIPAS technische Probleme auftreten, können die Projektverantwortlichen jederzeit die technische Verfahrensbetreuung kontaktieren.

Sofern Dienstleister mit der Durchführung eines DIPAS-gestützten Bürgerbeteiligungsverfahrens beauftragt werden, ist es wichtig, dass die oben genannten Verantwortlichkeiten (oder Teile davon) in der Ausschreibung des Auftrags dargestellt werden, damit diese im Angebot des Dienstleisters enthalten und auch dementsprechend umgesetzt werden. Auch hierbei berät die fachliche Leitstelle.

Die fachliche Leitstelle für digitale Bürgerbeteiligung

Die fachliche Leitstelle für digitale Bürgerbeteiligung ist eine Verwaltungs- oder Organisationseinheit (in Hamburg die Stadtwerkstatt), die vornehmlich mit Partizipationsfragen betraut ist und möglichst über einen langjährigen Erfahrungsschatz im Bereich der Konzeption, Durchführung und Evaluation von Bürgerbeteiligungsprozessen verfügt. Sie ist u.a. für die Begleitung der digital unterstützen Bürgerbeteiligungsverfahren der eigenen Stadt/Kommune zuständig. Zu ihren Aufgaben gehört die umfassende Beratung der Projektverantwortlichen bei allen Prozessschritten eines DIPAS Online- und Vor-Ort-Einsatzes von der Konzeption des Verfahrens über die Einrichtung bis hin zur Durchführung der Online- und/ oder digitalen Vor-Ort Beteiligung.

Sofern die fachliche Leitstelle über eigene Touchtables verfügt, kann sie die Projektverantwortlichen darüber hinaus zeitlich begrenzt in Form einer Hardwareausleihe (bspw. Touchtables, Tablets etc.) unterstützen oder auch die Durchführung von DIPAS-gestützten Präsenzveranstaltungen vor Ort mit begleiten.

Darüber hinaus verantwortet die fachliche Leitstelle gemeinsam mit der technischen Leitstelle den Kontakt zu den Projektverantwortlichen. Sie kann gemeinsam mit der technischen Leitstelle an der Open Source-Software von DIPAS weiterarbeiten und damit auf gegebene spezifische Anforderungen aus Beteiligungsverfahren reagieren oder auftretende Fehler beheben. Hierfür hat es sich für sinnvoll erwiesen, dass die fachliche Leitstelle den „Product Owner“ (gem. des Vorgehensmodells „Scrum“) stellt, der mit der technischen Leitstelle kommuniziert und zusammenarbeitet.

Die fachliche Leitstelle kann zudem ein Schulungsangebot für Projektverantwortliche und andere Interessierte konzipieren und mit Unterstützung eines passenden Schulungsanbieters durchführen.

Eine verfahrensübergreifende Evaluation des Einsatzes des Digitalen Partizipationssystems bzw. der Ergebnisse digitaler Beteiligungsverfahren mit DIPAS würde ebenfalls im Aufgabenbereich der fachlichen Leitstelle liegen. Dazu gehören auch die inhaltlichen Vorüberlegungen zur verfahrensübergreifenden Strukturierung und abschließenden Listung und der Verfahrensthemen, -gebiete und -absender.

Die technische Leitstelle

Die Mitarbeiter*innen der technischen Leitstelle (in Hamburg der LGV) haben sowohl fundierte Kenntnisse im Bereich der technischen Server-Anforderungen des DIPAS-Systems als auch bei der Einrichtung und Administration der Online-Maske („Admin-Backend“). Im Hamburg übernimmt die technische Leitstelle ebenfalls die Verfahrensbetreuung, sie ist für die Angebotserstellung/finanzielle Abwicklung zuständig und nimmt die digitalen Bestellformulare der Projektverantwortlichen entgegen. Auf Grundlage eines solchen Bestellformulars erfolgt die initiale Verfahrenseinrichtung und Bereitstellung durch die technische Verfahrensbetreuung.

Die Verfahrensbetreuung ist zudem bei technischen Fragen und Problemen (laufender technischer Support) die erste Anlaufstelle der Projektverantwortlichen und kommuniziert je nach Bedarf und Problemstellung mit der fachlichen Leitstelle (Product Owner), dem Hosting-Anbieter und dem DIPAS-Entwicklungsteam.

Die technische Verfahrensbetreuung veranlasst auch das Einspielen neuerer DIPAS-Entwicklungsstände und Softwareupdates und die Durchführung von serverseitigen Wartungsmaßnahmen beim Hosting-Anbieter.

Weitere Rollen

Desk-Jockey (DIPAS Touchtable Host)

Der Desk-Jockey (DJ) übernimmt die Bedienung der Touchtables auf Veranstaltungen. Er kennt sich mit dessen Technik und Funktionen aus und begleitet die Projektverantwortlichen bei der Arbeit mit den interaktiven Karten und der Datenvisualisierung am Tisch. Je nach Setting und Rollenverteilung kann er dabei auch Anteile der Moderation übernehmen. Sowohl der Tisch, als auch die Rollen der anwesenden Personen sollten didaktisch und methodisch in das Veranstaltungssetting eingebunden sein.

Hosting-Anbieter*innen

Der/Die Hosting-Anbieter*in ist für die Administration und Wartung der DIPAS-Server zuständig. Technische Anforderungen und serverbezogene Probleme werden zwischen der technischen Leitstelle und dem Hosting-Anbieter sowie ggf. dem Entwicklungsteam abgestimmt, wobei die technische Leitstelle die zentrale Kommunikationsschnittstelle zum Hosting-Anbieter darstellt.

Schulungsanbieter*innen

Ein/e geeignete/r Schulungsanbieter*in übernimmt stellvertretend für die fachliche Leitstelle, welche die Inhalte und Referent*innen stellen, die Organisation und operative Abwicklung der Schulungen. Diese richten sich insbesondere an die Projektverantwortlichen und geben eine ausführliche Einführung in das Konzipieren, Betreuen und anschließende Auswerten eines DIPAS Verfahrens.

In Hamburg werden zur Zeit über das Zentrum für Aus- und Fortbildung (ZAF) zwei Schulungsmodule angeboten, die aktuell nur von Mitarbeiter*innen der Freien und Hansestadt Hamburg besucht werden können:

1. „Digitale Bürgerbeteiligung mit dem DIPAS Online-Beteiligungstool“ (Modul I)
2. „Digitale Bürgerbeteiligung mit dem DIPAS-Touchtable“ (Modul II).