Individuelles Verfahren vorbereiten

Aus der angelegten Verfahrensvorlage können sie immer wieder neue individuelle Verfahren vorbereiten und diese individualisierten Hüllen dann anschließend an den Kunden/Projektadmin/Verfahrensverantwortlichen zum inhaltlichen Befüllen übergeben.

Viele der Grundeinstellungen aus der Verfahrensvorlage werden in jedem neuen Verfahren benötigt. Das Nutzen der Verfahrensvorlage erspart Ihnen die wiederholte Konfiguration der für Sie eigentlich immer gleichen Grundeinstellungen für unterschiedliche Verfahren.

Login

Backend-Login

Gehen Sie auf https://VERFAHRENSNAME.beteiligung.hamburg/drupal/

Geben Sie dort die bei der Installation festgelegten Benutzernamen und das Passwort für den technischen Administrator ein und klicken Sie auf „Anmelden.“ Sie befinden sich nun auf der Startseite des Techadmins.

Sie haben Ihr Passwort vergessen/verloren oder sonstige Probleme bei der Anmeldung? Senden Sie eine E-Mail mit Ihrem Projektnamen und einer kurzen Problemschilderung an ihre technische Leitstelle (innerhalb Hamburgs an LGV).

Erklärung der Benutzeroberfläche

Die Benutzeroberfläche im Backend ist die selbe, wie bei der Erstellung der Verfahrensvorlage. Sie befinden sich hier immer noch im Backend des technischen Administrators.

Verfahren anlegen

Nachdem Sie die Verfahrensvorlage (Default-Instanz) erstellt haben, können Sie das erste individuelle und projektbezogene Verfahren anlegen.

1. Über "Verwalten > DIPAS > Verfahren" erreichen Sie die Übersicht über alle Verfahren.
2. Klicken Sie auf „Verfahren hinzufügen“.
3. Hostname: Tragen Sie hier den Namen des Verfahrens ein, zum Beispiel „elbchaussee“. Der Hostname bezeichnet die Domain. Diese würde nun „elbchaussee.beteiligung.hamburg“ lauten.
4. Name: Hier sollten Sie ebenfalls den Namen Ihres Verfahrens einsetzen. Dieser Name erscheint später in der Proceeding-Liste.
5. Domain Status: Aktivieren Sie diese Option, um das Verfahren auf der Verfahrensseite für jeden User anzuzeigen. Bei „Inaktiv“ wäre die Instanz im Frontend nur für den Projekt- und Techadmin sichtbar.

Wechsel in das Backend des neu angelegten Verfahrens

Über https://VERFAHRENSNAME.beteiligung.hamburg/drupal/ gelangen Sie in das Backend des Verfahrens. Loggen Sie sich hier als Techadmin ein, sofern Sie noch nicht eingeloggt sind.

Verfahrensübersicht im Backend-Menü

Als Techadmin können Sie alternativ über die Verfahrensübersicht im roten Backend-Menü auf den Hostnamen des gewünschten Verfahrens klicken, um ins Backend zu gelangen.

Hinweis: Nur der Techadmin und der Benutzer „projekt administrator all domains“ kann hier alle Instanzen sehen. Alle anderen Benutzer sehen nur das Verfahren, für das sie ein Passwort besitzen.

Während Sie Ihr Verfahren einrichten, sollten Sie das Frontend regelmäßig aufrufen, um Ihre Änderungen aus Endnutzersicht zu überprüfen. Dieses Frontend ist der sichtbare Teil von DIPAS – die Verfahrensseite (das Online-Beteiligungstool). Dies ist die Seite, auf der die Bürger*innen ihre Beiträge abgeben können und alle Informationen finden, die Sie als Techadmin oder später der Projektadmin eingestellt haben.

Frontends (im Falle Hamburgs) aufrufen:

• die für den Browser optimierte Verfahrensseite (Online-Beteiligungstool): https://VERFAHRENSNAME.beteiligung.hamburg
• die auf den Touchtable angepasste DIPAS-Oberfläche: https://VERFAHRENSNAME.beteiligung.hamburg/drupal/de/masterportal/VERFAHRENSNAME.dipas/fullscreen

Hinweis: Da der Link für das Touchtable-Interface relativ kompliziert ist, bietet es sich hier an, einen Kurz-Link zu erstellen, der auf Veranstaltungen schnell einzugeben und aufzurufen ist. Hamburg empfiehlt dafür den Link-Verkürzer www.t1p.de.

Benutzer anlegen

Sie können beliebig viele Benutzer anlegen und ihnen Rollen und Berechtigungen zuweisen. Die Verfahrens-, bzw. Projektverantwortlichen, denen Sie das vorbereitete individuelle Verfahren übergeben, damit sie es dann mit ihren eigenen Inhalten befüllen können bekommen Benutzer mit der Rolle des Projektadmins (ggf. zusätzlich mit der Rolle des Story Creators). Die Benutzeroberfläche für die Projektadmins im Backend ist deutlich weniger komplex und leichter zu überschauen. Hier können dann auch keine grundlegenden Einstellungen vorgenommen werden, die etwas "kaputt machen".

Für Hamburger Verfahren wird der Projektadmin von der technischen Leitstelle eingerichtet. Die Logindaten erhalten die Projekt-/Verfahrensverantwortlichen im Hamburger Fall von der Stadtwerkstatt. Die im Folgenden beschriebene User-Einrichtung entfällt daher für Hamburger Verfahren.

Die Einrichtung eines Projektadmin-Users betrifft nur DIPAS-Nutzer*innen außerhalb Hamburgs.

• Um in ihrem neu angelegten Verfahren einen neuen Benutzer einzurichten und diesen als Projektadmin zu definieren, gehen Sie auf Verwalten > Benutzer > Benutzer hinzufügen.

• Geben Sie nun die E-Mail-Adresse der Person ein, die Sie als neuen Benutzer hinzufügen möchten. Alternativ können Sie dieses Feld auch freilassen und die Daten (ggf. zusammen mit weiteren Informationen) in einer normalen E-Mail versenden.
• Geben Sie den gewünschten Benutzernamen (z. B. „NachnameVorname_PA“) und ein möglichst starkes Passwort ein.
• Stellen Sie sicher, dass der Status auf „Aktiv“ eingestellt ist und wählen Sie unter Rollen die Option „Project Administrator“.
• Domain Zugang: Dem neuen Benutzer können sie das zuvor angelegte Verfahren zuweisen.
• Klicken Sie nun auf „Neues Benutzerkonto erstellen“, um den Vorgang abzuschließen.

Standardwerte anpassen

Passen Sie nun alle nötigen Einstellungen aus der Verfahrensvorlage an ihr konkretes Beteiligungsvorhaben an. Je gründlicher Sie die Standardwerte und Grundeinstellungen in der Verfahrensvorlage vorgenommen haben, desto weniger Arbeit haben Sie an dieser Stelle.

Hinweis: Wenn Sie merken, dass sie gewisse Inhalte in jedem neu angelegten individuellen Verfahren immer wieder anfassen müssen, lohnt es sich ggf. die Verfahrensvorlage (default proceeding) zu bearbeiten.

Passen Sie entsprechend der Anleitung zur Verfahrensvorlage (Schritte 2 bis 5) vor allem die Einstellungen zu folgenden Punkten an:

• Seiten erstellen (Schritt 2)
  • Hier müssen Sie die Seiten für das neue Verfahren neu erstellen. Sie werden nicht aus der Verfahrensvorlage übernommen.
  • Bei Seiten, dessen Inhalte nicht auf das Verfahren angepasst werden müssen (z.B. Datenschutzerklärung und Barrierefreiheitserklärung), können Sie zurückgehen in die Verfahrensvorlage und dort in der Seitenübersicht die entsprechenden Seiten auswählen, die Sie für ihr neues Verfahren brauchen und diese dann bei den Aktionen der neuen Verfahrensinstanz ebenfalls zuweisen. Änderungen auf diesen Seiten sind dann natürlich auch Änderungen in all den DIPAS-Verfahren, in denen diese Seite vorkommt.
• DIPAS Konfiguration anpassen (Schritt 3)
  • Aus der default-Instanz übernommene Einstellungen können bzw. müssen nach Bedarf angepasst werden.
  • bspw. müssen die für das Verfahren neu angelegten Seiten in den Menüeinstellungen im Frontend eingebunden werden.
• Kategorien/Typ - Taxonomie erstellen (Schritt 4)
  • Hier müssen Sie die Kategorien und Typen für das neue Verfahren neu erstellen. Sie werden nicht aus der default-Instanz übernommen.
• Masterportalkonfiguration für das individuelle Verfahren anpassen (Schritt 5)
  • Aus der defualt-Instanz übernommene Einstellungen können nach Bedarf angepasst werden.
  • ggf. eigene Geodatenlayer händisch hinzufügen

Verfahren an den Kunden (Projektadmin) übergeben

Gratulation, Sie haben Ihr individuelles Verfahren eingerichtet.

Hinweis: Überprüfen Sie die Seite „Aktuelle Protokollnachrichten“ regelmäßig. Hier erhalten Sie eine Übersicht über alle wichtigen Ereignisse innerhalb des Systems. Sollte einmal ein Fehler auftreten, lässt sich die Ursache auf diesem Weg meist schnell ermitteln. Das Leeren des Zwischenspeichers ist außerdem oft eine Lösung.

Übergeben Sie nun das Verfahren an den Projekt- bzw. Verfahrensverantwortlichen (Projektadmin). Dieser wird die Verfahrensseite mit Projektinhalten füllen, ggf. den Verfahrensprozess begleiten und am Ende auswerten. Alle Funktionen, die er vornehmen kann, können Sie als technischer Administrator ebenfalls vornehmen.