Einsatzhinweise zu den Touchtables

Der Einsatz der Touchtables muss sowohl didaktisch und methodisch, als auch räumlich und programmatisch überlegt in ein Veranstaltungssetting eingebunden sein, um sein volles Potenzial zu entfalten.

Didaktisch-methodische Einbindung

Rolle des Deskjockeys

Beim Einsatz des DIPAS-Touchtables sollte bei Gruppengesprächen und Interaktionen am Touchtable neben einem/r Vertreter*in des Planungsprojektes im besten Falle zusätzlich ein/e Moderator*in, bzw. sog. „Deskjockey“ (DJ), präsent sein, der die Bedienung des Touchtables übernimmt, bzw. anleitet. Diese Person ist sowohl mit den Inhalten des Masterportals, als auch mit der Bedienung des DIPAS-Touchtables vertraut und unterstützt die Projektverantwortlichen bei der Datenvisualisierung am Touchtable. Der DJ ist für das Steuern der interaktiven Karte und Modelle zuständig und kann im Gespräch auch die weiteren DIPAS-Funktionen, wie z. B. das Strecken-Messen-Tool zur Vermittlung von Entfernungen und Flächengrößen einsetzen. Da der Touchtable immer nur von einer Person gleichzeitig bedient werden kann, muss der DJ die Bedienung durch die Teilnehmer*innen moderieren, sofern er/sie nicht selbst die Bedienung übernimmt. Die Rolle des DJs kann bei kleinen Gruppen oder ausreichender Bedienerfahrung auch von den Projektverantwortlichen übernommen werden. Die Moderation am Tisch sollte es allen Beteiligten ermöglichen, sich inhaltlich einzubringen.

Zur Befähigung hierzu dient die hamburginterne Schulung „Digitale Bürgerbeteiligung mit dem DIPAS Touchtable“. Dieses Wiki ist neben den Informationen auf www.dipas.org eine weitere, auch für Externe zugängliche, Stütze zur Wahrnehmung der Aufgabe des Tisch-Hosts, bzw. Deskjockeys. Bei häufiger Ausübung einer Moderationstätigkeit empfiehlt es sich, über die DIPAS-Schulungen hinaus die Seminare des Hamburger Landesbetriebs Zentrum für Aus- und Fortbildung (ZAF) zu besuchen, die sich z. B. mit Arbeits- und Moderationstechniken auseinandersetzen, sofern die entsprechende Person noch nicht über ausreichend Moderationskenntnisse und -erfahrungen verfügt. Das Angebot des ZAF ist unter https://www.hamburg.de/zafamd/downloads/ abrufbar.

Hinweis: Vor Ort positionieren sich Deskjockey und Projektverantwortliche an der Nordseite der Kartenanwendung, um den Bürger*innen die optimalen Sichtpositionen im Süden, Westen und Osten freizuhalten und ihnen gleichzeitig zugewandt sein zu können.

Teilnehmer*innenkreis

Die Touchtables eignen sich am besten für Gruppengespräche bis maximal zehn Personen (inklusive des Deskjockeys und ggf. der Projektverantwortlichen). Bei größeren Gruppen sollte die Touchtable-Oberfläche zusätzlich an die Wand oder auf einen weiteren Bildschirm projiziert werden.

Bei Informationsveranstaltungen besteht der Teilnehmer*innenkreis meist aus einer großen und stark fluktuierenden Gruppe. Dieses Setting führt nur vereinzelt zu inhaltlich tiefergehenden Themen oder Gruppengesprächen. Teilnehmer*innen haben eher die Möglichkeit, sich selbstinitiativ zu bestimmten örtlichen Gegebenheiten zu informieren und sich aus unterschiedlichen Perspektiven mit dem betreffenden Plangebiet auseinanderzusetzen. Häufig gehen die Auftakt- oder Informationsveranstaltungen einher mit dem Beginn eines parallel laufenden Online-Beteiligungsverfahrens. Die Bürger*innen haben dann bereits die Möglichkeit, eigene Beiträge über die bereitgestellten oder eigenen mobilen Endgeräte abzugeben.

In einem konsultativen oder kooperativen Planungsworkshop oder einer Arbeitsgruppe kann der Tisch mit seinen Funktionen intensiver und vielfältiger eingesetzt werden. Diese Formate sind stärker auf einen Austausch zwischen den Planungsträgern und der Öffentlichkeit ausgerichtet. Oder es handelt sich z. B. um einen eher fachlichen Austausch unter speziell geladenen Stakeholdern. Dabei geht es sowohl darum, Informationen zu vermitteln als auch inhaltliches Feedback zu erhalten und zu verarbeiten. In diesen Formaten ist der Teilnehmer*innenkreis eher klein gehalten und bleibt über den gesamten Zeitraum konstant in derselben Konstellation zusammen. Die Gruppengröße ist zudem vor Veranstaltungsbeginn bekannt und die technische Ausrüstung kann entsprechend angepasst werden.

Interaktionsbereitschaft erhöhen

Das Digitale Partizipationssystem sollte im Rahmen der Veranstaltung im Plenum vorgestellt und erläutert und Berührungsängste durch eine aktive Aufforderung zur Teilnehme abgebaut werden. Nach einer allgemeinen Erläuterung zu Beginn sollten die Teilnehmer*innen vor allem in Informationsveranstaltungen dazu ermuntert werden, direkt an den Tisch zu treten, um optimale Sicht zu haben. Dazu eignet sich eine Aktivierungs- bzw. Eisbrecheraufgabe, wie die Suche nach der eigenen Wohnadresse oder die Standortsuche, sowie die direkte Ansprache der Personen besonders gut. Auch von farbintensiv visualisierten Geodatenlayern aus dem Layerbaum, wie z. B. der Lärmkarte, wurde eine Magnetwirkung auf die Teilnehmer*innen beobachtet.

Der Vorteil vom DIPAS-Einsatz im Rahmen von Workshops im Gegensatz zu Informationsveranstaltungen ist, dass der Kreis der Teilnehmer*innen im Vorwege mehrheitlich bekannt ist und diese daher bei der Veranstaltung nicht mehr aktiv für das Gespräch am Tisch akquiriert werden müssen. Hier kann bereits bei der Anmeldung darauf hingewiesen werden, dass der Workshop mit Hilfe des Digitalen Partizipationssystems durchgeführt wird. Eine kurze Erläuterung des Systems mit dem Verweis auf weitere Informationen im Internet sollte in die Information zum Workshop aufgenommen werden. Vor Ort wird dies durch eine allgemeine sowie technische DIPAS-Einführung zu Beginn des Workshops ergänzt. Dies hilft den Bürgerinnen und Bürgern, die Geräte im Kontext des Workshops einzuordnen und fördert die Interaktionsbereitschaft am Touchtable. Es sollte darauf geachtet werden, dass der Workshop gemeinsam gestartet wird und dass alle Teilnehmer*innen rechtzeitig vor Ort sind. Die DIPAS-Einführung zu Beginn des Arbeitstreffens erfolgt in der Regel interaktiv am Touchtable.

Räumlich-programmatische Einbindung

Räumliche Einbindung

Unabhängig davon, um welches Beteiligungsformat es sich handelt, sollte darauf geachtet werden, dass der Touchtable oder die Touchtables so im Raum positioniert sind, dass

• sie leicht und von allen vier Seiten zugänglich sind,
• sie von keiner Lichtquelle (Sonnenlicht, Deckenleuchter, Strahler…) verspiegelt werden,
• sie in hoch frequentierten Veranstaltungsbereichen (z. B. Eingangsbereich, Übergang zum Cateringbereich o.ä.) stehen,
• sie ausreichend Platz haben und
• sich Strom- und Internetanschlüsse in direkter Nähe befinden.

Alle nötigen Hardwarekomponenten sind in einer Hardware-Packliste zusammengefasst. Dort sind auch weitere hilfreiche Hinweise zum korrekten technischen Aufbau der Touchtables zu finden.

DIPAS in der Informationsveranstaltung

Das Format der Informationsveranstaltung dient im Beteiligungsprozess oft als rahmengebender Ankerpunkt. So können Informationsveranstaltungen sowohl als Auftakt, als auch als (vorläufiger) Abschluss eines Planungs- und Beteiligungsprozesses genutzt werden, zum Beispiel um alle Beteiligten auf einen gemeinsamen Informationsstand zu bringen oder Ergebnisse vorlaufender Planungs- und/oder Beteiligungsprozesse transparent zu machen. Die konkreten Konzepte der Informationsveranstaltungen variieren in der Praxis und auch Mischformen (z. B. Informationsveranstaltung mit zusätzlichen Workshop-Elementen) können durchgeführt werden.

Veranstaltungen dieser Art haben gemein, dass das Ziel in der Regel die Bereitstellung von Informationen bzw. die Herstellung von Transparenz ist. Eine klare Abgrenzung zum Format der Arbeitsgruppe oder zum Planungsworkshop ist dadurch gegeben, dass bei konventionellen Informationsveranstaltungen in der Regel kein vertiefter Dialog zwischen Planungsträgern und Öffentlichkeit stattfindet.

Eine klassische Informationsveranstaltung lässt sich zeitlich in drei Phasen unterteilen: Ankunft, Informationsteil (+Rückfragen) und Ausklang:

1. Die Ankunftsphase zeichnet sich dadurch aus, dass ca. 30-45 Minuten vor Veranstaltungsbeginn erste Besucherinnen und Besucher eintreffen, sich mit dem Veranstaltungsort, den Beteiligten und den ggf. bereit gestellten Informationsmaterialien (Broschüren, Pläne, etc.) vertraut machen und auf den Beginn der Veranstaltung warten.
2. Der anschließende Informationsteil bildet den Kern der Veranstaltung und dient im Wesentlichen zur Vorstellung eines Planungsgegenstands und den beteiligten Projektverantwortlichen. Während des Infoteils nimmt das Publikum als Rezipient eine eher passive Rolle ein.
3. Eine moderierte Rückfragephase bildet abschließend das Bindeglied zum informellen Ausklang der Veranstaltung, der oftmals für weitere Gespräche zwischen Projektbeteiligten und (Fach-)Öffentlichkeit genutzt wird.

Vor diesem Hintergrund wird im Folgenden der Einsatz von DIPAS im Rahmen einer klassischen Informationsveranstaltung dargestellt.

Einsatzsetting Informationsveranstaltung

Der Einsatz des Digitalen Partizipationssystems im Rahmen von Informationsveranstaltungen bezieht sich auf alle drei genannten Phasen der Veranstaltungen. Da es sich bei den Touchtables und dem Digitalen Partizipationssystem um relativ neue Technologien handelt, bedarf es neben der Bereitstellung von Informationen zum System am Veranstaltungsort (Roll-up, Poster o. Ä.) vor allem einer kurzen mündlichen Erläuterung des Digitalen Partizipationssystems im Rahmen des Informationsteils der Veranstaltung. Dies hilft den Bürgerinnen und Bürgern, die Touchtables im Kontext der Veranstaltung einzuordnen und fördert die Interaktionsbereitschaft am Tisch. Ebenso empfiehlt sich eine Ermunterung zum Ausprobieren des Angebots.

Sofern parallel mit der Auftakt- bzw. Informationsveranstaltung eine Online Beteiligung beginnt, hat es sich bewährt, auf den Sitzplätzen Kärtchen mit QR-Codes auszulegen, mit deren Hilfe die Gäste mit ihren Smartphones direkt auf die Beitragseingabemaske des Online-Beteiligungsverfahrens gelangen können. Dies hilft den Teilnehmerinnen und Teilnehmern während und nach der Veranstaltung zur Beitragseingabe zu gelangen.

Da während des Informationsteils die Bürgerinnen und Bürger in der Regel eine zuhörende Rolle einnehmen, liegt der Schwerpunkt des DIPAS Einsatzes (abgesehen von der mündlichen Einführung im Infoteil) hauptsächlich auf der Ankunfts- und der Ausklangphase der Veranstaltung. In diesen Phasen sind die Bürgerinnen und Bürger besonders offen für Gespräche mit den Projektverantwortlichen. Dabei werden je nach Veranstaltung ein oder mehrere Touchtables genutzt, um das Informationsangebot vor Ort (bspw. Auslagen, Ausstellungen, etc.) zu ergänzen. Jeder digitale Tisch sollte dabei optimaler Weise von einem Deskjockey und einer fachlich mit dem Projekt/Thema verbundenen Person, idealerweise mit Moderationserfahrung betreut werden (bspw. aus der Verwaltung, öffentlichen Planungsträgern und/oder beauftragten Dienstleistern).

Das Veranstaltungssetting hat zudem zur Folge, dass der Teilnehmer*innenkreis grundsätzlich nicht vordefiniert ist und das von den Bürgerinnen und Bürgern angefragte Themenspektrum am Touchtable auch trotz konkretem Planungsrahmen breit gefächert sein kann. Auch wenn dieses Setting eine besondere Vorbereitung im Vorwege der Veranstaltung erfordert, kommt in solchen Fällen das volle Potenzial des Systems zum Tragen, da mithilfe von DIPAS und dem Zugang zur gesamten städtischen Geodateninfrastruktur die nötige Themenvielfalt abgebildet werden kann.

Die Informationsvermittlung am Touchtable erfolgt bspw. durch die Darstellung des Planungsvorhabens und ggf. planungsrelevanter Geodaten, die den Bürgerinnen und Bürgern helfen, planerische Entscheidungen zu kontextualisieren und Hintergründe nachzuvollziehen. Über die Suchfunktion (Elastic Search) der Navigationsleiste können bei Bedarf zusätzliche Informationslayer aus dem Masterportal aufgerufen werden. Über eine interaktive Visualisierung von vorhabenbezogenen Plandaten, wie z. B. städtebaulichen Entwürfen, Masterplänen oder Freiraumplanungen, kann die Öffentlichkeit das Projekt insgesamt besser einordnen, wodurch Missverständnisse und damit verbundene Konfliktpotenziale frühzeitig ausgeräumt werden können. Der Deskjockey übernimmt dabei die Bedienung des Touchtables und unterstützt das Gespräch zwischen den Mitarbeiter*innen aus dem Projekt und den Bürger*innen.

Hinweis: Sollten besonders viele Besucherinnen und Besucher erwartet werden, kann die Darstellung des Touchtables auch an eine angrenzende Wand projiziert bzw. auf einem Monitor gespiegelt werden, um größere Personengruppen erreichen zu können. Neben der direkten Ansprache ist es vor allem für die Ankunftsphase zudem wichtig, in räumlicher Nähe zu den Touchtables eingängige Informationsmaterialien zum System zu platzieren (Roll-ups, Poster), um die Bürgerinnen und Bürgerinnen und Bürger auf die Interaktionsmöglichkeiten mit den Tischen aufmerksam zu machen.

DIPAS im Workshop

Im Gegensatz zur klassischen Informationsveranstaltung sind Planungsworkshops und Arbeitsgruppentreffen mit Bürger*innen oder Stakeholdern üblicherweise darauf ausgerichtet, sowohl Informationen zu vermitteln, als auch Feedback von der Öffentlichkeit zu erhalten und zu verarbeiten. Diese Formate werden gleichermaßen im Bereich der Konsultation als auch bei der kooperativen Planung eingesetzt und haben vor allem gemein, dass es im Planungsprozess klar definierte Handlungs- und Entscheidungsspielräume gibt. Im Rahmen dieser Handlungsspielräume können die Bürger*innen am Planungsprozess konkret mitwirken. Auch wenn in der Praxis ebenso kombinierte Formate aus Informations- und Workshop-Anteilen angewandt werden, fokussiert sich die folgende Einsatzbeschreibung auf das klassische Workshop-Format.

Klassische Workshops/Arbeitsgruppen zeichnen sich durch eine definierte Aufgabenstellung und einen (größtenteils) verbindlichen Kreis von Teilnehmer*innen aus. Die Gruppengröße ist demnach vor Veranstaltungsbeginn bekannt und die technische Einrichtung kann daher entsprechend angepasst werden.

Der Ablauf eines Workshops wird in der Regel in drei Phasen unterteilt: Informations-, Arbeits- und Zusammenfassungsphase.

1. Während in der Anfangsphase alle relevanten Informationen zum Planungsgegenstand und den Beteiligungsmöglichkeiten vermittelt werden, erfolgt anschließend
2. eine moderierte Ideen- und Feedbackphase. Diese wird durch eine klare Zielvorgabe sowie vorgegebene Frage- bzw. Themenstellungen untergliedert und strukturiert.
3. Abschließend erfolgen eine Zusammenfassung der besprochenen Inhalte und ein Ausblick auf das weitere Vorgehen.

Einsatzsetting Workshop

Der Einsatz des Digitalen Partizipationssystems im Rahmen von Workshops/Arbeitsgruppen kann alle genannten Phasen von Arbeitstreffen mit Bürger*innen oder Stakeholdern unterstützen. Zu beachten ist lediglich, dass sich das Digitale Partizipationssystem vor allem für Workshops eignet, bei den Bürger*innen zu Themen mit Ortsbezug arbeiten. Gänzlich offene Workshops oder Gesprächsrunden zu Themen ohne räumlichen Bezug eignen sich hingegen aufgrund der Systembeschaffenheit eher weniger für die Arbeit mit DIPAS.

Es wird eine Gruppengröße von max. 8-10 Personen pro Tisch empfohlen. Jeder Workshop mit DIPAS sollte dabei von einer/m Projektverantwortlichen und ggf. einem Deskjockey, mindestens eine Person sollte Moderationserfahrung haben. Im Rahmen größerer Beteiligungsveranstaltungen können auch mehrere DIPAS-Tische eingesetzt werden, um verschiedene Workshops zu unterschiedlichen Themen zu unterstützen oder größere Gruppen auf mehrere Workshops zu verteilen.

Bereits bei der Anmeldung im Vorwege des Workshops sollten die potenziellen Teilnehmerinnen und Teilnehmer darauf hingewiesen werden, dass der Workshop mithilfe des Digitalen Partizipationssystems durchgeführt wird. Eine kurze Erläuterung des Systems mit einem Verweis auf weitere Informationen im Internet sollte in die Information zum Workshop aufgenommen werden. Vor Ort wird dies durch eine allgemeine sowie technische DIPAS-Einführung zu Beginn des Workshops ergänzt. Dies hilft den Bürgerinnen und Bürgern, die Geräte im Kontext des Workshops einzuordnen und fördert die Interaktionsbereitschaft am Touchtable.

Hinweis: Es sollte darauf geachtet werden, dass der Workshop gemeinsam gestartet wird und dass alle Teilnehmer*innen rechtzeitig vor Ort sind. Die DIPAS-Einführung zu Beginn des Arbeitstreffens erfolgt in der Regel interaktiv am Touchtable. Darüber hinaus können anschließend auch Informationen zum Projekt (bspw. als Powerpoint-Präsentation oder PDF) über den digitalen Datentisch präsentiert werden.

Nachdem die Grundlageninformationen vermittelt wurden, startet die Arbeitsphase am Touchtable. Da die Zielstellung und die einzelnen Workshop-Fragen im Vorfeld definiert wurden, strukturieren diese den Workshop inhaltlich und fungieren als Moderationsleitfaden. Hierfür können auf dem Touchtable themenrelevante Geodaten dargestellt werden, um die Arbeitsergebnisse weiter zu qualifizieren. Im Gespräch auftauchende Ortsbezüge werden auf dem Touchtable interaktiv visualisiert und bei Bedarf durch den Einsatz weiterer DIPAS-Werkzeuge ergänzt (Strecken messen, 3D-Ansicht, etc.).

Zur Aufnahme und Dokumentation der Workshop-Beiträge werden Tablets auf Stelen sowie die privaten Endgeräte der Teilnehmer*innen genutzt. Die damit verfassten Beiträge erscheinen kurz nach dem Abschicken in der Kartenanwendung auf dem Touchtable. Nach Abschluss der Arbeitsphase können die verfassten Beiträge der Gruppe bspw. nach Thema gefiltert und zusätzlich über das Backend des Beteiligungstools als Zusammenfassung dargestellt werden.