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Das Digitale Partizipationssystem (DIPAS) verbindet das Hamburger Online-Beteiligungstool mit digitalen Planungstischen zu einem integrierten digitalen System zur Bürgerbeteiligung. Mit DIPAS können Bürgerinnen und Bürger von zu Hause aus, mobil oder in Veranstaltungen digitale Karten, Luftbilder, Pläne, 3D-Modelle und Geodaten abrufen und mit Beiträgen und Kommentaren ein genau lokalisiertes Feedback zu Planungsvorhaben geben.

Der Anwendungsraum ist frei wählbar und kann von der gesamten Stadt über einzelne Bezirke, Stadtteile, Baublöcke bis hin zu Einzelgrundstücken gehen. Das System ist „themenoffen“, es kann damit zu allen Arten der Standort- und Raumplanung gearbeitet werden, seien dies Hochbauvorhaben, Infrastrukturprojekte, Grün- und Freiraumplanungen oder Entwicklungskonzepte.

Das DIPAS-Projekt

Das System wurde seit 2017 schrittweise und mit mehreren Erprobungsschleifen in realen Beteiligungsverfahren entwickelt und projektbegleitend von der HCU evaluiert. So wurde DIPAS bisher u. a. bei einem Leitbildverfahren im Bezirk Bergedorf, im Harburger CLEVER Projekt, beim Bauforum Magistralen und bei den Grasbrook-Werkstätten erprobt.

DIPAS wurde von der Behörde für Stadtentwicklung und Wohnen (BSW/Stadtwerkstatt) gemeinsam mit dem Landesbetrieb Geoinformation und Vermessung (LGV) und dem City Science Lab der HCU entwickelt. Die Software ist Open Source und wurde als „Public Code“ im Februar 2021 unter www.dipas.org für andere Städte, Institutionen und Forschungseinrichtungen zur Nachnutzung und Weiterentwicklung bereitgestellt.

DIPAS besteht aus einer Online- und einer Onsite-Komponente. Mit dem Digitalen Partizipationssystem durchgeführte Beteiligungsprozesse können sowohl beide, als auch nur eine der beiden Komponenten beinhalten. Beide Komponenten sind webbasiert und somit Frontends desselben Systems. Die nutzbaren Funktionen unterscheiden sich lediglich teilweise in ihrer Art der Darstellung und Bedienung auf dem jeweiligen Endgerät. Die Beitragseingabe erfolgt unabhängig von den Komponenten über die browserbasierte Beitragseingabemaske auf dem individuell genutzten Endgerät.

(engl. Fassung)

DIPAS im Beteiligungsprozess

Das Digitale Partizipationssystem wurde entwickelt, um gängige Präsenzformate von Beteiligungsverfahren wie Informationsveranstaltungen oder Workshops durch digitale Angebote zu ergänzen. Wann und wie DIPAS eingesetzt werden soll richtet sich nach dem jeweiligen Planungs- und Kommunikationsprozess sowie den Beteiligungsspielräumen innerhalb des Planungsprozesses.

Im Bereich der informierenden Partizipation (Informationsveranstaltungen u.a.) kommen primär die darstellenden Werkzeuge (Karten, Pläne, Daten) der DIPAS Touchtables und die informierenden Seiten des Online-Beteiligungstools zum Tragen. Hier kann DIPAS durch eine verbesserte und vertiefte Vermittlung von Informationen zu einem besseren Verständnis des Planungsvorhabens und einem Dialog auf Augenhöhe beitragen. Bei konsultativen bzw. ko-kreativen Formen der Partizipation, die über die Information zu Vorhaben hinausgehen, können weitere Funktionen der Touchtables, wie die Beitragseingabe, die Beitragsfilterfunktion und andere Werkzeuge der Bedientoolbox in Kombination mit dem Online-Beteiligungstool eingesetzt werden. Dies kann die Kommunikation der Planer*innen mit den Bürgerinnen und Bürgern neben den bisher standardmäßig eingesetzten anlogen vor-Ort Formaten (Sammlung von Ideenkarten etc.) zusätzlich unterstützen. Wie die Online-Beteiligung können DIPAS Touchtables sowohl in der frühen Phase der Bürgerbeteiligung als auch in späteren Phasen bspw. zur Vermittlung von baubegleitenden Planungsständen oder für eine Entwurfsdiskussion eingesetzt werden.

Auch eine mehrschrittige Kombination aus Online-Beteiligung und DIPAS Touchtable-Einsatz ist möglich. So können Projektverantwortliche (bzw. ihre Dienstleister) z. B. nach einer vorlaufenden Online-Beteiligungsphase die Auswertung der Bürgerbeiträge sowohl online als auch in folgenden Veranstaltungen mithilfe von DIPAS an die Öffentlichkeit zurückspiegeln und z. B. aufzeigen, wie im weiteren Verlauf mit den Bürger*innenideen umgegangen wird bzw. inwiefern diese in die entstandenen Entwürfe eingeflossen sind.

Die Einsatzmöglichkeiten des Systems sind vielfältig und können an die Bedarfe des jeweiligen Beteiligungsverfahrens angepasst werden. Konzeptionelle Unterstützung für einen optimalen Einsatz des Systems wird in Hamburg durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtwerkstatt als fachliche Leitstelle geboten.

DIPAS Online Beteiligungstool

DIPAS Online-Beteiligungstool - Die Online-Komponente

Das Online-Beteiligungstool ist die Hauptkomponente von DIPAS. Über den Browser des eigenen Endgeräts können sich Bürger*innen orts- und zeitunabhängig zu Planungsvorhaben informieren, ggf. Planungsentwürfe vergleichen, eigene Ideen über die Beitragseingabemaske einbringen und Beiträge anderer kommentieren und bewerten.

→ Hier gelangen Sie zu einer detaillierten Funktionsbeschreibung des Online-Beteiligungstools und dessen Einsatzmöglichkeiten.

DIPAS Touchtable

DIPAS Touchtable - Die Onsite-Komponente

Die zweite Komponente von DIPAS ist das digitale Beteiligungswerkzeug für Präsenzveranstaltungen – der sogenannte Touchtable bzw. die Onsite-Komponente. Durch den Einsatz einer speziell für digitale Datentische entwickelten Kartenanwendung (DIPAS-Tableinstanz) wird das ganze Potenzial städtischer Geodaten, digitaler Modelle und Simulationen nicht mehr nur online, sondern auch vor Ort z. B. in Bürgerveranstaltungen nutzbar. Der oft bestehende Medienbruch durch den Wechsel von digitalen und analogen Formaten wird damit überwunden.

→ Hier gelangen Sie zu einer detaillierten Funktionsbeschreibung des Touchtables und dessen Einsatzmöglichkeiten.

DIPAS Backend - Die Administrationsoberfläche

Die Beteiligungsverfahren werden von den Verfahrensverantwortlichen (den Administrator*innen) im Backend eingerichtet und verwaltet. Hier werden Grundeinstellungen vorgenommen und bspw. festgelegt, welche Funktionen im Frontend zur Verfügung stehen sollen. Außerdem werden hier die Beteiligungsseiten mit spezifischen Projektinformationen gefüllt.

→ Hier gelangen Sie zu einer detaillierten Beschreibung der Backend-Funktionen und zu den Konfigurationsmöglichkeiten beider DIPAS-Komponenten. (wird aktuell noch erarbeitet)

Verantwortlichkeiten und Einbettung in den Verwaltungsaufbau

Hinweis: Bei der Durchführung eines Beteiligungsprozesses mit Hilfe des Digitalen Partizipationssystems werden die unterschiedlichen Aufgabenbereiche im Normalfall von mehreren Dienststellen bzw. Funktionsträgern übernommen. Abhängig von dem jeweiligen internen städtischen/kommunalen Verwaltungsaufbau können sich diese Bereiche natürlich unterschiedlich gestalten.

Das Zusammenspiel der folgenden als elementar identifizierten Rollen und Aufgabenbereiche wird Folgenden anhand der Freien und Hansestadt Hamburg kurz erläutert:

• Projektverantwortliche
• Fachliche Leitstelle für digitale Bürgerbeteiligung
• Technische Leitstelle
• Weitere Rollen
  • Hosting-Anbieter*innen
  • Schulungsanbieter*innen

Die Projektverantwortlichen

Als Projektverantwortliche im Sinne dieses Konzeptes werden die Dienststellen verstanden, die das Digitale Partizipationssystem für Bürgerbeteiligungsverfahren nutzen. Dies können Dienststellen der Bezirksämter, Fachbehörden, städtischer Unternehmen und Landesbetriebe sein. Die projektverantwortlichen Stellen können sich zur Durchführung der Beteiligungsverfahren von Dienstleistern unterstützen lassen. Bei diesen handelt es sich in der Regel um private Unternehmen, die das jeweilige Bürgerbeteiligungsverfahren im Rahmen eines definierten Auftrages umsetzen.

Für die Arbeit mit dem Digitalen Partizipationssystem können die Projektverantwortlichen auf die im Rahmen des Projekt entstandenen digitalen Anleitungen sowie auf das interaktive Wiki-Handbuch auf www.dipas.org zugreifen oder bei weiteren Fragen die eigene zuständige fachliche Leitstelle kontaktieren. Falls ein passendes Schulungsangebot besteht, sollte dies zur Vorbereitung auf die Arbeit mit dem Digitalen Partizipationssystem wahrgenommen werden.

Um als projektverantwortliche Stelle DIPAS in einem Beteiligungsverfahren zu nutzen, sollte zunächst ein Beteiligungskonzept erstellt werden, das, ggf. für unterschiedliche Zielgruppen, die analogen und digitalen Beteiligungsangebote festlegt und in einen zeitlichen Zusammenhang zu den Planungsschritten setzt. Dabei sollte auch die methodische bzw. prozedurale Verknüpfung zwischen analogen und digitalen Formaten berücksichtigt werden, z.B. beim Übergang von einer Online-Beteiligung in vertiefende Workshops vor Ort.

Nach der Beratung durch die fachliche Leitstelle richtet die technische Leitstelle das Verfahren nach den Vorgaben des Projektverantwortlichen ein. Nachdem das Online-Beteiligungsverfahren mit der gewünschten Konfiguration bereitgestellt wurde, fügen die Projektverantwortlichen Inhalte selbstständig in der Online-Maske im "Admin-Backend" von DIPAS ein.

Hinweis: Mit entsprechendem Vorlauf zum Beginn des Online-Beteiligungsverfahrens sollten durch die Projektverantwortlichen öffentlichkeitswirksame Kommunikationsmaßnahmen zur Bewerbung der digitalen Beteiligung ergriffen werden, um die Bürger*innen über die Möglichkeiten der digitalen Angebote zu informieren (Pressearbeit, Online-Bewerbung, Plakatierung vor Ort etc.).

Im Verlauf der aktiven Online-Beteiligung sind die Projektverantwortlichen für das Monitoring der Inhalte zuständig, die von den Bürgerinnen und Bürgern beigetragen wurden (Online-Bürgerbeiträge und Kommentare). Zum einen betrifft dies die Einhaltung der einschlägigen Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung in der aktuell geltenden Fassung, zum anderen die Wahrung eines angemessenen und respektvollen Umgangs auf der Plattform. Im Falle einer Regelverletzung, z. B. wenn personenbezogene Daten im Rahmen eines Bürgerbeitrages veröffentlicht wurden, sind diese von den Projektverantwortlichen mit einem Verweis auf die Nutzungsregeln zu redigieren oder zu löschen.

Nach Abschluss des Bürgerbeteiligungsverfahrens sind die Projektverantwortlichen für die Auswertung der von den Bürgerinnen und Bürgern eingebrachten Inhalte zuständig. Dies betrifft sowohl das technische Exportieren der Daten aus der DIPAS Online-Maske („Admin-Backend“) als auch die Auswertung und Evaluierung der Ergebnisse.

Die Touchtable-Anwendung von DIPAS kann bei Präsenzveranstaltungen eingesetzt werden und andere analoge Formate ergänzen. Beispiele für Einsatzmöglichkeiten können dem DIPAS-Einsatzkonzept entnommen werden. Wie bei der Online-Beteiligung bildet das Beteiligungskonzept auch für den Einsatz der digitalen Vor-Ort Komponenten des Digitalen Partizipationssystems eine wesentliche Grundlage.

Nachdem die Touchtable-Anwendung von der technischen Verfahrensbetreuung (bspw. auf Grundlage eines formalisierten Bestellformulars) bereitgestellt wurde, kann die Anwendung von den Projektverantwortlichen auf einem Touchtable aufgerufen und bei Veranstaltungen eingesetzt werden.

Neben der methodischen Planung des DIPAS-Einsatzes, die im Rahmen des Beteiligungskonzeptes spezifiziert wurde, ist die technische-organisatorische Planung eine weitere wichtige Voraussetzung für einen erfolgreichen Vor-Ort-Einsatz von DIPAS. Die organisatorische und technische Vorbereitung, Durchführung und Auswertung des DIPAS-Einsatzes im Rahmen einer Präsenzveranstaltung erfolgt durch die Projektverantwortlichen bzw. deren Dienstleistern, ggf. in Kooperation mit weiteren technischen Dienstleistern. Dabei bildet neben der Auswahl eines geeigneten Veranstaltungsortes auch die Logistik (z. B. in Bezug auf die Beförderung sowie dem Auf- und Abbau der Touchtables, Tablets und/oder weiterer digitaler Hardwarekomponenten) wichtige Bestandteile der Einsatzplanung.

Während der Durchführung der Veranstaltung sind die Projektverantwortlichen für die aktive Bedienung der Hardware, wie z. B. des Touchtables, und das Anleiten der Bürger*innen bei der eigenständigen Nutzung zur Verfügung gestellter Geräte (z. B. Tablets auf Stelen) zuständig. Sie übernehmen damit die Rolle der Moderation bzw. des Deskjockeys. Etwaige Rückfragen vonseiten der Bürger*innen sind von den Projektverantwortlichen zu beantworten bzw. bei Bedarf an die zuständigen Dienststellen oder andere auf der Veranstaltung anwesende Experten weiterzuvermitteln. Weitere Hinweise finden sich im DIPAS-Einsatzkonzept.

Nach Abschluss des gesamten Beteiligungsverfahrens haben die Projektverantwortlichen die Möglichkeit, der fachlichen Leitstelle ein Feedback zum Einsatz der DIPAS-Komponenten zu geben, um damit zur Verbesserung des Systems beizutragen. Sollten während der Nutzung von DIPAS technische Probleme auftreten, können die Projektverantwortlichen jederzeit die technische Verfahrensbetreuung kontaktieren.

Sofern Dienstleister mit der Durchführung eines DIPAS-gestützten Bürgerbeteiligungsverfahrens beauftragt werden, ist es wichtig, dass die oben genannten Verantwortlichkeiten (oder Teile davon) in der Ausschreibung des Auftrags dargestellt werden, damit diese im Angebot des Dienstleisters enthalten und auch dementsprechend umgesetzt werden. Auch hierbei berät die fachliche Leitstelle.

Die fachliche Leitstelle für digitale Bürgerbeteiligung

Die fachliche Leitstelle für digitale Bürgerbeteiligung ist eine Verwaltungs- oder Organisationseinheit (in Hamburg die Stadtwerkstatt), die vornehmlich mit Partizipationsfragen betraut ist und möglichst über einen langjährigen Erfahrungsschatz im Bereich der Konzeption, Durchführung und Evaluation von Bürgerbeteiligungsprozessen verfügt. Sie ist u.a. für die Begleitung der digital unterstützen Bürgerbeteiligungsverfahren der eigenen Stadt/Kommune zuständig. Zu ihren Aufgaben gehört die umfassende Beratung der Projektverantwortlichen bei allen Prozessschritten eines DIPAS Online- und Vor-Ort-Einsatzes von der Konzeption des Verfahrens über die Einrichtung bis hin zur Durchführung der Online- und/ oder digitalen Vor-Ort Beteiligung.

Sofern die fachliche Leitstelle über eigene Touchtables verfügt, kann sie die Projektverantwortlichen darüber hinaus zeitlich begrenzt in Form einer Hardwareausleihe (bspw. Touchtables, Tablets etc.) unterstützen oder auch die Durchführung von DIPAS-gestützten Präsenzveranstaltungen vor Ort mit begleiten.

Darüber hinaus verantwortet die fachliche Leitstelle gemeinsam mit der technischen Leitstelle den Kontakt zu den Projektverantwortlichen. Sie kann gemeinsam mit der technischen Leitstelle an der Open Source-Software von DIPAS weiterarbeiten und damit auf gegebene spezifische Anforderungen aus Beteiligungsverfahren reagieren oder auftretende Fehler beheben. Hierfür hat es sich für sinnvoll erwiesen, dass die fachliche Leitstelle den „Product Owner“ (gem. des Vorgehensmodells „Scrum“) stellt, der mit der technischen Leitstelle kommuniziert und zusammenarbeitet.

Die fachliche Leitstelle kann zudem ein Schulungsangebot für Projektverantwortliche und andere Interessierte konzipieren und mit Unterstützung eines passenden Schulungsanbieters durchführen.

Eine verfahrensübergreifende Evaluation des Einsatz des Digitalen Partizipationssystems bzw. der Ergebnisse digitaler Beteiligungsverfahren mit DIPAS würde ebenfalls im Aufgabenbereich der fachlichen Leitstelle liegen.

Die technische Leitstelle

Die Mitarbeiter*innen der technischen Leitstelle (in Hamburg der LGV) sollten sowohl fundierte Kenntnisse im Bereich der technischen Server-Anforderungen des DIPAS-Systems als auch bei der Einrichtung und Administration der Online-Maske („Admin-Backend“) haben. Die Verfahrensbetreuung ist für die Angebotserstellung/finanzielle Abwicklung zuständig und nimmt die digitalen Bestellformulare der Projektverantwortlichen entgegen. Auf Grundlage eines solchen Bestellformulars erfolgt die initiale Verfahrenseinrichtung und Bereitstellung durch die technische Verfahrensbetreuung.

Die technische Verfahrensbetreuung ist zudem bei technischen Fragen und Problemen (laufender technischer Support) die erste Anlaufstelle der Projektverantwortlichen und kommuniziert je nach Bedarf und Problemstellung mit der fachlichen Leitstelle (Product Owner), dem Hosting-Anbieter und dem DIPAS-Entwicklungsteam.

Die technische Verfahrensbetreuung veranlasst auch das Einspielen neuerer DIPAS-Entwicklungsstände und Softwareupdates und die Durchführung von serverseitigen Wartungsmaßnahmen beim Hosting-Anbieter.

Weitere Rollen

Hosting-Anbieter*innen

Der Hosting-Anbieter ist für die Administration und Wartung der DIPAS-Server zuständig. Technische Anforderungen und serverbezogene Probleme werden zwischen der technischen Verfahrensbetreuung und dem Hosting-Anbieter sowie ggf. dem Entwicklungsteam abgestimmt, wobei die technische Verfahrensbetreuung die zentrale Kommunikationsschnittstelle zum Hosting-Anbieter darstellt.

Schulungsanbieter*innen

Ein/e geeignete/r Schulungsanbieter*in kann mit der Organisation von DIPAS-Schulungen für die Projektverantwortlichen betraut werden. Die Schulungsinhalte sowie die Referent*innen kommen von der fachlichen Leitstelle für digitale Bürgerbeteiligung.

In Hamburg werden beispielsweise über das Zentrum für Aus- und Fortbildung zwei Schulungsmodule angeboten, die auch von externen gebucht und besucht werden können:

1. „Digitale Bürgerbeteiligung mit dem DIPAS Online-Beteiligungstool“ (Modul I)
2. „Digitale Bürgerbeteiligung mit dem DIPAS-Touchtable“ (Modul II).